Modfied: Sunday, May 06, 2007
µDoc . micro Dokumentenmanagement
Ein Programm zum einfachen Archivieren.und , vor allem, Wiederfinden von Dokumenten

"Kostenlose Vollversion zum Download"

Das Konzept

Einfache Anwendung -µDoc dient zum Speichern von Dateien in einem, nach Kategorien geordneten Archiv. Alle Dateien werden als PDF in automatisch generierten Ordnern gespeichert. Zu jedem Dokument können Zusatzinfomationen in einer Datenbank abgelegt werden, die zur Beschreibung und der Suche dienen. Zu jedem Dokument können beliebige, weitere Dateien in einem Zip Archiv gespeichert werden.

Volltextsuche - Eine Volltextsuche ermöglicht das leichte Auffinden von Dokumenten. Dazu werden sämtliche Beschreibungen, Kategorien, Ordner und der Inhalt des Dokuments durchsucht.

Nutzung vorhandener Technologien - µDoc verfolgt einen enfachen Ansatz zum Archivieren der Dokumente. So existiert Heute ein geeignetes Dokumentenformat, das PDF Format. Der PDF Viewer ist kostenlos auf nahezu jedem System verfügbar. Fast alle Programme können Dokumente im PDF Format speichern. Falls nicht können beliebige Dokumente mittels PDF Druckertreibern als PDF gespeichert werden. Moderne Scanner können gescannte Dokumente direkt als PDF ablegen.

Einige Scanner können eine einfache Texterkennung durchführen, so das auch der Inhalt von gescannten Dokumenten durchsucht werden kann.

Besser dafür geeignet sind Programme wie z.B.: Omnipage. µDoc kann Omnipage verwenden um eine Texterkennung für beliebige Dokumente durchzuführen.

µDoc ein einfaches Dokumentenmanagementsystem

Wer kennt das nicht. Ein Schreibtisch voller Unterlagen und man fragt sich wohin damit. Ein herkömmliches Ablagesystem bietet nur eine Dimension, d.h. man kann ein Dokument z.B. beim Kunden hinterlegen. Dieses Dokument nach anderen Kriterien zu finden ist dann sehr schwierig . Dann muss die Mappe natürlich immer verfügbar sein. Hat ein Kollege die Mappe zur Bearbeitung kann kein anderer die Dokument einsehen.

Ein Dokumentenarchiv kann diese Aufgabe besser lösen.

Alle Dokumente stehen alle Mitarbeitern an Ihrem PC gleichzeitig zur Verfügung.

Dokumente können nach beliebigen Kriterien gesucht werden. Beispielshalber kann ein beim Kunden hinterlegtes Dokument auch nach allen weiteren Inhalten durchsucht werden.

Warum nun ein weiteres Dokumentenmanagmentprogramm. Ganz einfach ich fand einfach nicht das für meine Bedürfnisse passende Programm

Nach etlichen Recherchen im Internet stellten sich mir zwei Alternativen dar.


1 Umfangsreiche, richtige Dokumentenarchive mit allem was das Herz begehrt, allerdings auch entsprechend komplex in der Bedienung. Systemanforderungen, Schulungsaufwand und auch die Kosten/ Nutzenrelation dieser  Systeme waren für meinen Bedarf einfach nicht ideal. Dazu kommt das die Systeme häufig keinen Zugriff auf die Datenstrukturen oder sogar die Dokumente selbst zulassen, da diese in SQL Datenbanken gespeichert werden.

2 Einfache Programme, die in der Regel sehr schöne Funktionen zum Bearbeiten der Dokumente besitzen aber hinsichtlich Suchfunktion, Netzwerkfähigkeit oder Dokumentenanzahl beschränkt sind.

Das deckte sich einfach nicht mit meinen Anforderungen. Ich wollte eigentlich etwas ganz einfaches. Ein System um Dokumente mehr oder weniger geordnet als Einzeldokumente (um sie auch anderweitig verwenden zu können) zu speichern und auch wiederfinden zu können.

Was fehlte war ein einfaches Programm zum Speichern der Dokumente in einem Archiv und natürlich eine schöne Suchfunktion. Zu den Dokumenten sollten zusätzliche Daten gespeichert werden können, die das Wiederfinden ermöglichen. Damit das schnell vonstatten geht müssen die Informationen natürlich in einer Datenbank gespeichert werden. Zusätzlich sollen aber auch die Dokumente in entsprechenden Ordnern gespeichert werden und einen aussagekräftigen Dateinamen erhalten. Damit die Dokumente auch mit anderen Systemen gesucht werden können müssen die Schlagwörter natürlich auch im Dokument gespeichert werden. Und last but not least das Dokument sollte auch verschlüsselt werden können.


Da ich die Dokumente im Original benötige konnte ich auf Bearbeitungsfunktionen verzichten. (Vielleicht macht es später mal Sinn so etwas einzubauen)

Um das Programm zu installieren muss man es lediglich in einen Ordner kopieren und die Datenpfade zum Archiv angeben. Damit das auf verschiedenen PC´s im Netzwerk mit unterschiedlichen  Laufwerksverknüpfungen klappt muss man nur einen Hauptarchivpfadeinstellen. Unter diesem liegen dann alle Unterordner. Das Programm ändert keine Registryeinträge, Die Datenbank besteht lediglich aus Dateien. Soll das Ganze zum Beispiel auf einen anderen PC oder ein anderes Laufwerk umgezogen werden so genügt ein Kopieren der Ordner.